Digitale Dokumentenverwaltung mit fileee — wie wir Papier in unserem Agentur-Alltag reduzieren

Existenzgründung Nachhaltigkeit Tools

Ganz ohne Papier geht es im Büro vermutlich nicht, zumindest bei uns noch nicht — doch wir freuen uns jedes Mal, wenn wir Papier und Aktenberge minimieren können. Relativ zufällig sind wir beim Stöbern in den lexoffice-Integrationen auf ein Tool gestoßen, das uns dabei hervorragend unterstützt und das wir deshalb sofort in unseren Agentur-Alltag integriert haben: fileee.

Was fileee kann

fileee ist ein Online-Tool zur digitalen Dokumentenverwaltung. Natürlich gibt es neben der Web-App auch native Apps für IOS und Android. Mit fileee lassen sich Dokumente scannen, digital hochladen und automatisch aus Cloud-Diensten und E-Mail-Accounts importieren. Somit hat man als Unternehmer/in immer alle wichtigen Dokumente parat. Durch die Volltextsuche und die Optionen zur Verschlagwortung lassen sich die digitalisierten Dokumente bequem und schnell durchsuchen.

Wie wir fileee nutzen

Wir importieren die Dokumente per E-Mail in fileee, das geht richtig flott. Leider wird die fileee-E-Mail-Adresse automatisch zugewiesen und ist nicht editierbar. Wir haben uns deshalb eine separate E-Mail-Adresse innerhalb unserer eigenen Domain geschnappt und eine Weiterleitung zur fileee-E-Mail-Adresse eingerichtet. Das ist leichter zu merken und funktioniert hervorragend!

Unsere Lieblingsfunktion in fileee ist aber die Schnittstelle zu lexoffice. Das ist super nice, denn damit lassen sich Dokumente, die in fileee abgelegt werden, automatisch zu lexoffice importieren. Das spart uns im Alltag eine Menge Zeit, denn statt am Monatsende panisch alle Belege einzeln zusammenzusuchen und in lexoffice hochzuladen, leiten wir jede E-Mail mit Rechnung oder Beleg direkt weiter an fileee, sobald sie in unserer Inbox auftaucht.

Wir nutzen fileee aber nicht nur, um Belege komfortabel zu lexoffice zu portieren, wir packen alle möglichen Dokumente zu fileee, mit denen wir zu tun haben. So ist alles zentral an einem Ort gespeichert und wir müssen nicht in Kisten oder Akten kramen, um ein bestimmtes Dokument zu finden. Gewerbeanmeldung, Versicherungsdokumente, Lohnabrechnungen, Zeiterfassungsreports, Rechnungen von Online-Bestellungen. All der Papierkram, mit dem man als Unternehmer/in zu tun hat. #gesetzlicheaufbewahrungspflicht

Die fileeeBox

Als Schnittstelle zwischen Papier und Cloud gibt es die fileeeBox, ein physisches Tool, mit dem das Smartphone zum Dokumentenscanner wird. Klar, das Scannen geht auch nativ mit anderen Apps oder mit einem klassischen Scanner, aber wir haben keinen Scanner und uns gefällt die Lösung.

Sicherheit & Datenschutz ✔️

Die Datenübertragung zu fileee läuft komplett verschlüsselt und unterliegt deutschem Datenschutzrecht. Zusätzlich lässt sich die Mobile-App mit eigenem Passwort absichern. Natürlich lässt sich auch ein DSGVO-konformer Auftragsverarbeitungsvertrag mit fileee schließen.Da gibt es nix zu meckern! #goodjob

Und am Ende?

Durch fileee sparen wir uns den ein oder anderen Ausdruck. Nachdem wir die Dokumente digitalisiert haben, wandern die in eine Kiste und verschwinden in der Ecke. Wie schon geschrieben: Dank fileee ist die Dokumentenablage bei uns ein super simpler und effektiver Prozess geworden, den wir nebenbei erledigen. Ihr wollt Euch fileee mal näher ansehen? Gerne! Zur fileee-Website

Lukas Becker, geschäftsführender Gesellschafter der Digitalagentur candyblue UG (haftungsbeschränkt) aus Kassel
Lukas

Lukas ist Gründer und Geschäfsführer von candyblue, ihr findet ihn bei Instagram oder xing.

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